Solução
Agendamento de consultas pelo WhatsApp, com horário real
Agendar pelo WhatsApp só economiza tempo quando o horário oferecido é o horário livre agora, e quando a marcação entra no sistema sem ninguém redigitar. O Recepto consulta a agenda no meio da conversa, grava a consulta e confirma ao paciente só depois que a agenda aceitou.
O problema
Marcar por mensagem vira um pingue-pongue: a recepção sugere um horário, o paciente responde uma hora depois, o horário já foi ocupado, e começa tudo de novo.
Por que acontece
A agenda muda durante a conversa
Entre oferecer o horário e o paciente responder, o balcão ou o telefone ocupam a mesma vaga. Quem confirma por cima gera duas pessoas para o mesmo horário.
Redigitar é onde o erro entra
Combinar no WhatsApp e lançar no sistema depois é trabalho dobrado, e é na digitação que o CPF troca e o convênio some.
Regra que só a recepção conhece
Esse médico não atende tal convênio; aquele não entra na agenda automática. Sem isso por escrito, qualquer automação marca o que não devia.
"Dia 12" de qual ano?
Paciente escreve data do jeito que fala. A interpretação errada do ano manda a consulta para o passado ou para daqui a um ano.
Como o Recepto resolve
- 1
Horários tirados da agenda na hora
A cada pedido, o Recepto consulta o Visual ASA ou a agenda própria e oferece poucas opções, por médico, especialidade, convênio e unidade.
- 2
Conferência antes de gravar
Imediatamente antes de marcar, o Recepto confere se o horário continua livre. Se uma tentativa não responde, ele procura a marcação antes de repetir — duplicata é o erro que o produto não aceita.
- 3
As regras da clínica valem por sistema
Convênio bloqueado, médico fora da agenda automática e a data interpretada no ano certo são decididos por regra, não pela IA. A IA conduz a conversa; quem diz se o horário vale é o sistema.
- 4
Remarcar e cancelar pelo mesmo caminho
O paciente remarca ou cancela pelo WhatsApp, e a vaga volta para a agenda. A recepção marca pela tela de Agenda do Recepto com a mesma proteção.
Recursos envolvidos
Agendamento no sistema da clínica
O paciente escolhe entre horários que existem de verdade naquele momento, e a consulta já nasce na agenda da clínica — no Visual ASA, da Tecnoarte, ou na agenda própria do Recepto. Ninguém redigita nada depois.
Agenda da clínica
A recepção vê o dia inteiro numa tela e marca no horário vago para quem ligou. Para a clínica sem sistema integrável, o Recepto tem agenda própria — e o médico acompanha tudo no Google Agenda do celular.
Atendimento automático no WhatsApp
O paciente escreve no número de sempre e recebe resposta na hora, de dia, de noite e no domingo. A clínica decide o grau de automação: só menu, menu com IA ou IA desde a primeira mensagem.
Lista de espera automática
Num mesmo dia a clínica perde duas vezes: o paciente que não achou horário e a vaga que abriu por cancelamento. A lista de espera liga uma coisa à outra sem ninguém na recepção ficar ligando.
Perguntas frequentes
Com quais sistemas o Recepto agenda?
Hoje com o Visual ASA, da Tecnoarte, e com a agenda própria do Recepto, que pode ser espelhada no Google Agenda. Feegow, iClinic, Clinicorp, Amplimed e outros são sob consulta.
O paciente pode agendar de madrugada?
Pode. Agendar, consultar e cancelar não dependem de ninguém da equipe. Só a transferência para uma pessoa respeita o horário de funcionamento.
E se o paciente mandar um áudio pedindo a consulta?
O áudio é transcrito, e o pedido segue como se tivesse sido escrito. A foto da carteirinha também é lida.
Veja também
- Integração do WhatsApp com o Visual ASA, da TecnoarteO Recepto agenda, remarca e cancela direto no Visual ASA pelo WhatsApp, sincroniza médicos e convênios e grava no ASA quem confirmou presença.
- Agenda própria: a clínica sem sistema agenda pelo WhatsAppPara a clínica sem sistema de agenda: grade por médico, férias, bloqueios e feriados no próprio Recepto, com o paciente marcando sozinho pelo WhatsApp.
- Agendamento pelo WhatsApp gravado direto no sistema da clínicaHorários reais consultados na hora, marcação gravada no sistema da clínica e conferência contra agendamento duplicado antes de cada gravação.
- Lista de espera e encaixe automático de consultasLista de espera e encaixe automático: quando alguém cancela, a vaga é oferecida pelo WhatsApp a quem queria aquele médico e período.
Veja o Recepto com a agenda da sua clínica
Na demonstração montamos o fluxo com as suas especialidades, convênios e horários — e você conversa com o atendimento como se fosse um paciente.
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